Logo small

Ik wil geïnformeerd worden



Wanneer je budget de vijand van je event wordt.

 

In mijn vorige blog heb ik besproken dat het belangrijk is om te weten of je het event alleen of in teamverband gaat organiseren.
Aan de hand hiervan heb jij een draaiboek gemaakt.
Nu duidelijk is wat er allemaal moet gebeuren voordat het event plaats kan vinden, sta je te popelen om te beginnen.
Je stroopt je mouwen op en je wilt, vol enthousiasme, aan de slag.

 

Maar ga wel gedegen te werk
Als je te snel wilt gaan is de kans groot dat je een aantal belangrijke aspecten van je event over het hoofd ziet, waardoor je meer tijd en geld gaat uitgeven dan nodig is.
Hou het draaiboek, maar ook je budget goed in de gaten tijdens het gehele proces.

 

Budget
Als je weet wat het maximaal te besteden budget is, pas dan kan je gaan beginnen aan een gerichte invulling van je event.
Tijdens het organiseren van je event kan het voorkomen dat je zo nu en dan moet schuiven binnen het budget voor specifieke onderdelen.
Dit kan komen doordat bijvoorbeeld de locatie wellicht duurder uitvalt, maar de decoratie en het entertainment weer voordeliger is.
En dat is helemaal niet erg. Durf hiermee te spelen.

 

Inventarisatie
Je hebt een draaiboek gemaakt, je budget heb je helder en je weet wat je voor ogen hebt met je event.
Wat kan helpen is om een inventarisatie te maken van de verschillende toeleveranciers die nodig zijn.
Maak een voorselectie van deze toeleveranciers aan de hand van kredietwaardigheid, referenties, samenwerking, ervaring en kundigheid.
Hierdoor kom je tijdens je event niet voor onverwachte verassingen te staan.
Maar voor welke toeleverancier(s) je uiteindelijk ook kiest, hou altijd je budget in de gaten.
Bijvoorbeeld: zijn bij de catering ook de drankjes inbegrepen? En zo ja, hoeveel drankjes dan?

 

Catering
Vaak werken locaties, waar jij je event wilt organiseren, met een vaste cateraar.
Hierdoor kan het zijn dat de kosten van de catering buiten je budget vallen.
Als je vindt dat de cateraar van de locatie niet acceptabel is, doe dan vooral geen concessies.
Want ook bij jouw gasten gaat de liefde door de maag.
Catering is dus erg belangrijk voor het slagen van jouw event.
Neem dan de tijd om een andere goede cateraar te vinden.
Mijn advies is: proef het voor, zodat je weet dat de kwaliteit op orde is.
Maar naast het feit dat het eten perfect moet aansluiten bij je doelgroep en heerlijk moet smaken, wil het oog ook wat.
De presentatie van de gerechten dragen in hoge mate bij aan de sfeer en de smaakbeleving.
Dus wees kritisch want het is een van de allerbelangrijkste onderdelen van je event.

 

Zoals je hierboven leest komt er veel bij de invulling van je event kijken.
In mijn volgende blog in de serie ‘Het fundament van ieder event’, ga ik het met jullie hebben over ‘Hoe slecht functionerende techniek jouw event totaal kan verzieken.’

Ben je benieuwd hoe ik voor jouw event van toegevoegde waarde kan zijn?
Of heb je vragen naar aanleiding van deze blog?
Vul dan het contactformulier in of bel naar +31624861198

Astrid Stiel
Wicked Events
Voor een Succesvol event voor meer rendement.

Logo Small