Logo small

Ik wil geïnformeerd worden



Het fundament van ieder event!

 

Je hebt nagedacht waarom je het event wilt organiseren en welke boodschap je graag wil overbrengen aan je doelgroep.
Dan is het nu tijd dat je, aan de hand van de boodschap, invulling gaat geven aan je event.

 

Alleen of samen? Allereerst is het belangrijk dat je weet hoe jij het event gaat organiseren.
Ga jij het alleen doen?
Of ga jij dit samen met een team doen?
Als je kiest om samen met anderen het event te gaan organiseren is het zeer belangrijk dat iedereen, in het team, weet wat er van ze wordt verwacht.

 


Draaiboek

Een draaiboek gaat hierbij helpen.
In dit draaiboek komen alle werkzaamheden te staan die moeten gebeuren omtrent het event.
Dit houdt in dat alles wat er moet gebeuren voor het event, tijdens het event en na afloop van het event er in komt te staan.
Te denken aan bijvoorbeeld: locatie zoeken, catering, entertainment, sprekers, dagvoorzitter, hostess, techniek, uitnodigingen opstellen/versturen, leveranciers ontvangen, opbouwen, afbreken etc.

 

Geheugensteun
Naast de zaken die geregeld moeten worden is een draaiboek ook een goede geheugensteun van de afspraken en taken die nog verricht moeten worden.
Een draaiboek geeft in chronologische volgorde de gebeurtenissen, afspraken en taken weer.
Als je samen met anderen het event organiseert kan je ook in het draaiboek aangeven en terugzien wie voor welke taak verantwoordelijk is en wanneer dit uitgevoerd dient te zijn.
Zo kan je snel zien of alles nog goed verloopt of dat er een specifieke aanpak gewenst is.

 

Vergeet niet je leverancier(s) goed te informeren
Niet alleen heeft jouw team een draaiboek met alle details nodig maar ook de leverancier(s) die je inzet voor en/of tijdens je event.
Uiteraard hoeven zij niet het volledige draaiboek van die dag te ontvangen maar een apart draaiboek, speciaal gemaakt voor hun expertise en bijdrage op die dag, met daarin de grote lijnen en afspraken die gemaakt zijn.
En vergeet vooral niet in het draaiboek te vermelden wie hun contactpersoon is van die dag.
Ondanks dat jij je leverancier(s) een verkort draaiboek geeft is het wel goed dat je in dat draaiboek een samenvatting zet van het totale event van die dag zodat iedereen weet waaraan hij/zij bijdraagt.

 

Zoals je hierboven leest komt er veel bij de invulling van je event kijken.
In mijn volgende blog in de serie ‘Het fundament van ieder event’, bespreek ik  ‘Wanneer je budget de vijand van je event wordt.’

 

Ben je benieuwd hoe ik voor jouw event van toegevoegde waarde kan zijn?
Of heb je vragen naar aanleiding van deze blog?
Vul dan het contactformulier in of bel naar +31 (0) 624861198

Astrid Stiel
Wicked Events
Voor een Succesvol event voor meer rendement

 

Logo Small