Logo small

Ik wil geïnformeerd worden



    Auteur Archief

    Hoe slecht functionerende techniek jouw event totaal kan verzieken

    De locatie ziet er top uit.
    Het eten ziet er likkebaardend lekker uit, de aankleding is perfect en iedereen staat paraat.
    Laat de gasten maar komen!
    Maar wacht eens even…
    Waarom doet het welkomstfilmpje het niet?

     

    Vanzelfsprekendheid
    Als het op licht, geluid, beeld en wifi/ internet aankomt, wordt er meestal vanuit gegaan dat dit gewoon werkt.
    Maar als dan blijkt, tijdens je event, dat de techniek tégen je werkt en niet vóór je, dan ben je eigenlijk al te laat.
    Dit kan je uiteraard makkelijk ondervangen door alles (ruimt van te voren) te checken voor de aanvang van het event.

     

    Aansluiting
    Als jij voor een presentatie gebruik wilt maken van een filmpje dat op een computer, laptop, telefoon, etc. staat, is het belangrijk dat je (van tevoren) weet of deze apparaten aangesloten kunnen worden op het systeem dat de locatie tot beschikking heeft of welke je speciaal gehuurd hebt. Ieder systeem is namelijk anders.

     

    Het juiste formaat
    Indien je een PowerPoint-presentatie gaat geven waarin een video en/ of audiobestand verwerkt zit, zorg er dan voor dat deze met het juiste formaat in de presentatie staat.
    Naast de bekende mp3 en mp4 worden er nog legio andere formaten gehanteerd.
    Welk audio-of videoformaat je ook kiest, test vooraf of de bestanden worden ondersteund.

    Ga er niet zomaar vanuit dat alle laptops met PowerPoint bestanden om kunnen gaan.
    PowerPoint mag dan wel de meest gebruikte presentatiesoftware zijn, maar vergis je niet: er zijn er meer.
    Afhankelijk van het operating system (Microsoft, Apple, Android) kan andere software gebruikt worden.
    Dus als je alleen je usb-stick met je presentatiebestand erop meeneemt, check dan eerst of men het bestand kan openen.

    Batterijen
    Maak je gebruik van een zogenaamde clicker, een afstandsbediening om door de presentatie te klikken?
    Check vooraf of deze functioneert en/ of de batterijen nog vol zijn.
    Een alternatief is om de knoppen van de muis of laptop te gebruiken.

     

    Beeld en geluid
    Als je gebruik maakt van een beamer, check deze dan eerst of hij goed functioneert en of alle benodigde kabels aanwezig zijn, maar ook of ze lang genoeg zijn en of je misschien een verlengsnoer nodig hebt.
    Over het algemeen hebben beamers alleen de mogelijkheid om beeld weer te geven en zit er geen optie op om geluid af te spelen.
    Hiervoor is het verstandig een aparte receiver met speakers tot je beschikking te hebben.

    Neem je zelf een beamer mee? Denk dan ook aan een projectiescherm of check de locatie of je de beamer ergens neer kunt zetten voor een effen muur.

     

    In mijn volgende blog in de serie ‘Het fundament van ieder event’, ga ik het met jullie hebben over ‘Zonder geluid staat je event uit!’

     

    Ben je benieuwd hoe ik voor jouw event van toegevoegde waarde kan zijn? Of heb je vragen naar aanleiding van deze blog? Vul dan het contactformulier in of bel naar +31624861198

    Astrid Stiel
    Wicked Events
    Voor een succesvol event met meer rendement.

    Weet jij wat je boekt?

     

    Weet jij wat jij boekt?
    En dan heb ik het niet over dat jij weet wat je wilt gaan boeken voor je event.
    Maar voldoet jouw leverancier aan je verwachtingspatroon?
    Heb jij kennisgemaakt met het product?

    In deze vlog vertel ik je waarom dit zo ontzettend belangrijk is voor het slagen van je event.

     

    Ben je benieuwd hoe ik voor jouw event van toegevoegde waarde kan zijn?
    Of heb je vragen naar aanleiding van deze vlog?
    Vul dan het contactformulier in of bel naar +31 (0) 624861198

    Astrid Stiel
    Wicked Events
    Voor een Succesvol event voor meer rendement

    Wanneer je budget de vijand van je event wordt.

     

    In mijn vorige blog heb ik besproken dat het belangrijk is om te weten of je het event alleen of in teamverband gaat organiseren.
    Aan de hand hiervan heb jij een draaiboek gemaakt.
    Nu duidelijk is wat er allemaal moet gebeuren voordat het event plaats kan vinden, sta je te popelen om te beginnen.
    Je stroopt je mouwen op en je wilt, vol enthousiasme, aan de slag.

     

    Maar ga wel gedegen te werk
    Als je te snel wilt gaan is de kans groot dat je een aantal belangrijke aspecten van je event over het hoofd ziet, waardoor je meer tijd en geld gaat uitgeven dan nodig is.
    Hou het draaiboek, maar ook je budget goed in de gaten tijdens het gehele proces.

     

    Budget
    Als je weet wat het maximaal te besteden budget is, pas dan kan je gaan beginnen aan een gerichte invulling van je event.
    Tijdens het organiseren van je event kan het voorkomen dat je zo nu en dan moet schuiven binnen het budget voor specifieke onderdelen.
    Dit kan komen doordat bijvoorbeeld de locatie wellicht duurder uitvalt, maar de decoratie en het entertainment weer voordeliger is.
    En dat is helemaal niet erg. Durf hiermee te spelen.

     

    Inventarisatie
    Je hebt een draaiboek gemaakt, je budget heb je helder en je weet wat je voor ogen hebt met je event.
    Wat kan helpen is om een inventarisatie te maken van de verschillende toeleveranciers die nodig zijn.
    Maak een voorselectie van deze toeleveranciers aan de hand van kredietwaardigheid, referenties, samenwerking, ervaring en kundigheid.
    Hierdoor kom je tijdens je event niet voor onverwachte verassingen te staan.
    Maar voor welke toeleverancier(s) je uiteindelijk ook kiest, hou altijd je budget in de gaten.
    Bijvoorbeeld: zijn bij de catering ook de drankjes inbegrepen? En zo ja, hoeveel drankjes dan?

     

    Catering
    Vaak werken locaties, waar jij je event wilt organiseren, met een vaste cateraar.
    Hierdoor kan het zijn dat de kosten van de catering buiten je budget vallen.
    Als je vindt dat de cateraar van de locatie niet acceptabel is, doe dan vooral geen concessies.
    Want ook bij jouw gasten gaat de liefde door de maag.
    Catering is dus erg belangrijk voor het slagen van jouw event.
    Neem dan de tijd om een andere goede cateraar te vinden.
    Mijn advies is: proef het voor, zodat je weet dat de kwaliteit op orde is.
    Maar naast het feit dat het eten perfect moet aansluiten bij je doelgroep en heerlijk moet smaken, wil het oog ook wat.
    De presentatie van de gerechten dragen in hoge mate bij aan de sfeer en de smaakbeleving.
    Dus wees kritisch want het is een van de allerbelangrijkste onderdelen van je event.

     

    Zoals je hierboven leest komt er veel bij de invulling van je event kijken.
    In mijn volgende blog in de serie ‘Het fundament van ieder event’, ga ik het met jullie hebben over ‘Hoe slecht functionerende techniek jouw event totaal kan verzieken.’

    Ben je benieuwd hoe ik voor jouw event van toegevoegde waarde kan zijn?
    Of heb je vragen naar aanleiding van deze blog?
    Vul dan het contactformulier in of bel naar +31624861198

    Astrid Stiel
    Wicked Events
    Voor een Succesvol event voor meer rendement.

    Het belang van een goed en warm onthaal van je leverancier(s)

     

    Je gasten zijn uiteraard belangrijk voor jouw event.
    Je wilt ze goed ontvangen.
    Je wilt ze goed verzorgen etc.
    Maar naast je gasten is het ook belangrijk dat jij jouw leveranciers warm onthaalt en goed verzorgt.
    Waarom dit zo belangrijk is vertel ik je in deze vlog.

     

    Ben je benieuwd hoe ik voor jouw event van toegevoegde waarde kan zijn?
    Of heb je vragen naar aanleiding van deze vlog?
    Vul dan het contactformulier in of bel naar +31 (0) 624861198

    Astrid Stiel
    Wicked Events
    Voor een Succesvol event voor meer rendement

    Het fundament van ieder event!

     

    Je hebt nagedacht waarom je het event wilt organiseren en welke boodschap je graag wil overbrengen aan je doelgroep.
    Dan is het nu tijd dat je, aan de hand van de boodschap, invulling gaat geven aan je event.

     

    Alleen of samen? Allereerst is het belangrijk dat je weet hoe jij het event gaat organiseren.
    Ga jij het alleen doen?
    Of ga jij dit samen met een team doen?
    Als je kiest om samen met anderen het event te gaan organiseren is het zeer belangrijk dat iedereen, in het team, weet wat er van ze wordt verwacht.

     


    Draaiboek

    Een draaiboek gaat hierbij helpen.
    In dit draaiboek komen alle werkzaamheden te staan die moeten gebeuren omtrent het event.
    Dit houdt in dat alles wat er moet gebeuren voor het event, tijdens het event en na afloop van het event er in komt te staan.
    Te denken aan bijvoorbeeld: locatie zoeken, catering, entertainment, sprekers, dagvoorzitter, hostess, techniek, uitnodigingen opstellen/versturen, leveranciers ontvangen, opbouwen, afbreken etc.

     

    Geheugensteun
    Naast de zaken die geregeld moeten worden is een draaiboek ook een goede geheugensteun van de afspraken en taken die nog verricht moeten worden.
    Een draaiboek geeft in chronologische volgorde de gebeurtenissen, afspraken en taken weer.
    Als je samen met anderen het event organiseert kan je ook in het draaiboek aangeven en terugzien wie voor welke taak verantwoordelijk is en wanneer dit uitgevoerd dient te zijn.
    Zo kan je snel zien of alles nog goed verloopt of dat er een specifieke aanpak gewenst is.

     

    Vergeet niet je leverancier(s) goed te informeren
    Niet alleen heeft jouw team een draaiboek met alle details nodig maar ook de leverancier(s) die je inzet voor en/of tijdens je event.
    Uiteraard hoeven zij niet het volledige draaiboek van die dag te ontvangen maar een apart draaiboek, speciaal gemaakt voor hun expertise en bijdrage op die dag, met daarin de grote lijnen en afspraken die gemaakt zijn.
    En vergeet vooral niet in het draaiboek te vermelden wie hun contactpersoon is van die dag.
    Ondanks dat jij je leverancier(s) een verkort draaiboek geeft is het wel goed dat je in dat draaiboek een samenvatting zet van het totale event van die dag zodat iedereen weet waaraan hij/zij bijdraagt.

     

    Zoals je hierboven leest komt er veel bij de invulling van je event kijken.
    In mijn volgende blog in de serie ‘Het fundament van ieder event’, bespreek ik  ‘Wanneer je budget de vijand van je event wordt.’

     

    Ben je benieuwd hoe ik voor jouw event van toegevoegde waarde kan zijn?
    Of heb je vragen naar aanleiding van deze blog?
    Vul dan het contactformulier in of bel naar +31 (0) 624861198

    Astrid Stiel
    Wicked Events
    Voor een Succesvol event voor meer rendement

     

    Het belang van goede akoestiek

    Wat is het belang van een juiste locatie voor je event?
    En waarom moet je deze eerst bezoeken en bekijken
    voordat je hem gaat boeken?

     

    Ben je benieuwd hoe ik voor jouw event van toegevoegde waarde kan zijn?
    Of heb je vragen naar aanleiding van deze blog?
    Vul dan het contactformulier in of bel naar +31 (0) 624861198

    Astrid Stiel
    Wicked Events
    Voor een Succesvol event voor meer rendement

    Voorkomen is beter dan genezen

    Een event organiseren is soms net als schaken.
    Vooruit denken.
    Je wilt dat alles zo goed mogelijk verloopt.
    Wellicht zijn er onvoorziene omstandigheden maar voorkomen is beter dan genezen.

    Ben je benieuwd hoe ik voor jouw event van toegevoegde waarde kan zijn?
    Of heb je vragen naar aanleiding van deze blog?
    Vul dan het contactformulier in of bel naar +31 (0) 624861198

    Astrid Stiel
    Wicked Events
    Voor een Succesvol event voor meer rendement

    Het belang van het bezoeken van de locatie

    Waarom is het bezoeken van de locatie, welke jij op het oog hebt voor je event, eigenlijk zo belangrijk?
    En draagt dat bij aan het succes van je event?
    Ik denk van wel.
    Ben je benieuwd waarom ik denk dat dit zo is, kijk dan naar deze vlog met ondertiteling (1 minuut)

     

    Ben je benieuwd hoe ik voor jouw event van toegevoegde waarde kan zijn?
    Of heb je vragen naar aanleiding van deze blog?
    Vul dan het contactformulier in of bel naar +31 (0) 624861198

    Astrid Stiel
    Wicked Events
    Voor een Succesvol event voor meer rendement

    Is de tekst van jouw uitnodiging op orde?

     

    Als jij je uitnodigingen gaat versturen dan moet er minimaal het volgende in staan:
    – Wanneer het plaatsvindt
    – Waar het event gehouden gaat worden
    inspirerende uitnodiging – Het tijdstip waarop het event begint en wanneer het afgelopen is

    Uiteraard zal dit je niet verrassen.

    Wanneer is een uitnodiging Inspirerend en wervend?
    Een van de belangrijkste zaken daarbij is het programma.
    Dat programma moet dus goed afgestemd zijn met het doel van je event.
    Maar ook wat de gasten daaraan hebben.
    Het gaat er niet alleen om wat jij leuk vindt, het moet je doelgroep namelijk wel aanspreken.
    En daarnaast moet er een evenwichtige balans zijn tussen zaken zoals bijvoorbeeld, pauzes, duur van de eventuele sprekers,
    netwerkmogelijkheden, entertainment, demonstratie, catering, etc.

     

    Eten en drinken
    Een leuke tijd, dat is wat jij je gasten toewenst op jouw event.
    Het laatste wat jij dan wil, is ontdekken dat de keuze voor het eten welke jij hebt gemaakt totaal niet aansluit bij je gasten.
    Hier kan je goed op in spelen door vooraf na te denken over vis, vlees, vegetarisch, veganistisch, hapjes, diner, lunch, buffet, etc.

     

    Speciale wensen
    Soms zijn andere factoren van belang zoals een voedselallergie of speciale dieetwensen.
    Dit kan je heel eenvoudig in de uitnodiging ondervangen door simpelweg de vraag te stellen.
    Als je deze vraag in je uitnodiging stelt is het wel belangrijk dat je aangeeft hoe je gasten dit door kunnen geven.

     

    In mijn volgende blog bespreek ik het belang van een Call to action.

    Ben je benieuwd hoe ik voor jou van toegevoegde waarde kan zijn?
    Vul dan hier het contactformulier in of bel naar 06-24861198 

    Astrid Stiel
    Wicked Events
    Voor een succesvol event voor meer rendement

    Waarom is het inspirerend en wervend uitnodigen belangrijk?

     

    Omdat je graag wilt dat zoveel mogelijk gasten komen.

    Voordat jij jouw gasten uitnodigt is er al een heel voortraject, voor jou, aan voorafgegaan.
    Jij weet precies wat jij met jouw event wilt bereiken.
    En waarom jij juist een bepaalde doelgroep hiervoor hebt uitgenodigd.
    Jij zit er al helemaal in.
    Voor jou leeft het event al.
    Maar jouw gasten komen pas op het moment dat ze jouw uitnodiging ontvangen, met jouw event in aanraking.

     

    Eerste indruk
    Je uitnodiging is hun eerste indruk van jouw event.
    En zoals je weet is een eerste indruk heel belangrijk.
    Maar dat betekent ook dat de eerste indruk die jij wilt afgeven met jouw uitnodiging representatief moet zijn met het event welke je gaat organiseren.
    Want naast een eerste indruk speelt nog iets een hele belangrijke rol.


    Tijd
    Tijd is namelijk het meest kostbare bezit wat iemand kan geven.
    Wees daarom dan ook zo helder mogelijk waarom jij graag wilt dat je gasten deelnemen aan jouw event.
    Wat voegt het voor hun toe?
    Waarom zouden zij tijd hiervoor vrij maken?
    Het laatste wat jij wilt is dat je gasten, nadat jouw event heeft plaatsgevonden, het gevoel hebben dat het zonde van hun tijd is geweest.

    Daarom is het belangrijk dat jij in de  uitnodiging duidelijk maakt wat je gasten kunnen verwachten als ze ervoor kiezen om deel te nemen aan jouw event.

     

    In mijn volgende blog bespreek ik wat er dan zeker in de uitnodiging moet staan.

    Ben je benieuwd hoe ik voor jou van toegevoegde waarde kan zijn?
    Vul dan hier het contactformulier in of bel naar 06-24861198

    Astrid Stiel
    Wicked Events
    Voor een succesvol event met meer rendement.

     

    Logo Small