Logo small

Ik wil geïnformeerd worden



Auteur Archief

Paniek tijdens je event? Zorg dat jij het voor bent.

Als organisator ben jij verantwoordelijk en aansprakelijk voor de veiligheid van je gasten en je leveranciers tijdens je event.
Om er voor te zorgen dat alles goed verloopt is een voorbereiding hierin van essentieel belang.
Je moet dus altijd rekening houden met tal van voorziene en onvoorziene omstandigheden.
Dit kan zijn: volksverplaatsingen, verkeershinder, iemand wordt aangereden op de parkeerplaats, een gast struikelt over een losse kabel en bezeert zich, aanwezigheid van tal van ontvlambare producten, extreme weersomstandigheden, er breekt brand uit, er breekt paniek uit en mensen beginnen te rennen.
 

Veiligheidsplan
Je kunt natuurlijk niet alles voorzien.
Maar met een doordacht veiligheidsplan kan je wel zoveel mogelijk problemen voorkomen.
In een veiligheidsplan staat welke maatregelen jij hebt genomen om de openbare orde, gezondheid en veiligheid tijdens het evenement te waarborgen en hoe wanordelijkheden/(voorzienbare) incidenten worden aangepakt.
 
 
Verplicht?
Indien uit de risicoscan naar voren komt dat het een risico-evenement betreft, is het opstellen van een uitgebreid veiligheidsplan verplicht. Voor reguliere evenementen is geen veiligheidsplan vereist. Onder reguliere evenementen wordt een evenement verstaan waarbij het (zeer) onwaarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergen van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.
Maar ik adviseer je om altijd een veiligheidsplan te maken, want als er paniek uitbreekt kan zo’n plan van levensbelang zijn.

 

Check check dubbel check
Of je nou een heel groot event organiseert of een wat kleiner event de volgende zaken zijn ongeacht de grote van je event belangrijk om in kaart te brengen: Evacuatieplan van de locatie met de nooduitgangen, brandblusapparaten controleren, zijn de nooduitgangen duidelijk aangegeven? En zijn ze allemaal open te krijgen? En waar kom je dan uit? Uiteraard zorg je er ook voor dat er geen losse kabels op de grond liggen waar je gasten over heen kunnen struikelen en dat er nagedacht is over de veiligheid van jouw gasten en leveranciers.
 
 
Medisch noodgeval
Nadenken over een medisch noodgeval is natuurlijk niet fijn, maar je moet er wel op voorbereid zijn mocht het helaas wel gebeuren.
Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat paniek niet de bovenhand neemt en dat je meteen weet wat je moet doen.
Het is fijn als je weet of er een AED aanwezig is en waar het dichtstbijzijnde ziekenhuis zich bevindt, etc.
Noteer al deze zaken in het veiligheidsplan welke opgenomen is in het draaiboek. Bezorg het veiligheidsplan ook aan al je leveranciers, crewleden en medeorganisatoren zodat iedereen op de hoogte is.
Duid op voorhand één persoon aan (en een back-up persoon) als verantwoordelijke voor het uitvoeren van het veiligheidsplan.

 
In mijn volgende blog in de serie ‘Het fundament van ieder event, ga ik het met jullie hebben over overlast en hoe je dit kan voorkomen met de titel  “Event geslaagd buren boos.”

Ben je benieuwd hoe ik voor jouw event van toegevoegde waarde kan zijn?
Of heb je vragen naar aanleiding van deze blog?
Vul dan het contactformulier in of bel naar +31 (0) 624861198

Astrid Stiel
Wicked Events
Voor een Succesvol event met meer rendement

 

 

 

Zonder elektriciteit ben jij je event kwijt.

 

En dat is toch het laatste wat je wilt?
Toch kan het gebeuren dat de stroom tijdens je event uitvalt.
En dan is het wel heel erg fijn als je voorbereid bent op onvoorziene omstandigheden.

Zeker als jouw event voornamelijk bestaat uit muziek, licht, lichtshows, beamers, computers etc.

 

Inventariseren voor energieplan
Om een dergelijke situatie voor te zijn is het verstandig om een energieplan voor jouw event op te stellen.
In dit plan inventariseer je welke elektrische apparaten er allemaal aangesloten moeten worden op het energienet van de locatie.
Te denken valt aan licht- en geluidsapparatuur, koeling voor de catering, computers/laptops, beamers, eventuele elektrische muziekinstrumenten van de band etc.

De leveranciers die je licht- en geluidsapparatuur, koeling voor de catering, muziekinstrumenten etc. leveren kunnen je vaak al vooraf vertellen hoeveel stroom de apparaten gebruiken die ze tijdens je event in gaan zetten.

 

Informeren
Het is belangrijk dat je bij de locatie waar jij je event gaat houden altijd informeert of het benodigde vermogen (totaal aantal Watt) dat je nodig hebt door de locatie gefaciliteerd kan worden.
Als de meterkast van de desbetreffende locatie de spanning niet kan voorzien, dan heb je een extra stroomvoorziening nodig.
Als de locatie wel het totaal aantal Watt aankan maar het succes van je event is grotendeels afhankelijk van stroom, dan raad ik je aan om altijd een noodstroomvoorziening paraat te hebben.
Ga er trouwens nooit standaard vanuit dat iedere locatie wel een noodstroomvoorziening heeft.

 

Aggregaat
Indien je een extra stroomvoorziening nodig hebt, kan je een mobiele aggregaat huren.
Aggregaten zijn er in verschillende formaten en vermogens, maar ook de gebruikte techniek verschilt.
Afhankelijk van het vermogen kies je de aggregaat uit.
Maar houd ook rekening met omwonenden.
Een stille aggregaat wordt vaak voor dichtbevolkte gebieden ingezet, maar ook bij evenementen waar de gasten juist komen voor de muziek en het niet zullen waarderen als de aggregaat de boventoon voert.

 

Zelf een aggregaat ophalen of laten bezorgen?
Als je niet dagelijks met een aggregaat werkt, adviseer ik je om er voor te kiezen dat de aggregaat wordt gebracht en gehaald, maar ook wordt bediend door een elektromonteur.
De monteur sluit alles veilig voor je aan en demonteert alles na afloop van je event.

Mocht je toch liever zelf de aggregaat op willen halen, dan is het belangrijk dat je weet hoe zwaar deze aggregaat is.
Een containeraggregaat op je aanhangwagen is namelijk zwaarder dan wat met een normaal rijbewijs (B) is toegestaan; hiervoor heb je dus een aanvullend rijbewijs voor nodig.

 

Check, check, dubbel check
De dag van je event breekt aan en je hebt alles gedaan wat ik hierboven beschreven heb.
Je bent er helemaal klaar voor.
Maar dan blijkt 15 minuten voor aanvang dat het snoer 5 cm te kort is om de stekker in het stopcontact te doen.
En je hebt geen verlengsnoer voor handen…
Oeps…
Daarom is het altijd belangrijk dat je ruim voor aanvang van je event alles nog even naloopt, want dan kan je hier nog op anticiperen.
Functioneert alles nog naar behoren?
Zijn alle kabels netjes afgetapet? Of kunnen je gasten hierover struikelen?
Doen die spotlights het nog? Doet de muziek het nog? Doet die laptop het nog? Is het snoer lang genoeg? Etc.
Want voorkomen is beter dan genezen 😉

 

In mijn volgende blog in de serie ‘Het fundament van ieder event’, ga ik het met jullie hebben over calamiteiten tijdens je event en hoe jij je daar zo goed mogelijk op voor kunt bereiden met de titel  “Paniek tijdens je event, zorg dat je het voor bent”.

 

Ben je benieuwd hoe ik voor jouw event van toegevoegde waarde kan zijn?
Of heb je vragen naar aanleiding van deze blog?
Vul dan het contactformulier in of bel naar +31 (0) 624861198

Astrid Stiel
Wicked Events
Voor een Succesvol event met meer rendement

 

 

Hoe verlicht is je gezicht?

Licht kan jou op het podium maken of breken.
Met een slechte belichting maakt het niet uit hoe goed je bent als spreker of hoeveel charisma je bezit, want de kans is namelijk groot dat je hierdoor niet met je volle potentie kan stralen.
Naast goed geluid is licht namelijk een heel belangrijk onderdeel tijdens je event.

 

Zichtbaarheid
Als je ervoor kiest om verschillende sprekers het woord te geven tijdens je event, is het ook belangrijk dat zij goed zichtbaar zijn.
Naast het feit dat mensen luisteren naar wat er wordt gezegd, is de non-verbale communicatie tijdens een presentatie immers net zo belangrijk.
Bekijk vooraf wat er nodig is om het podium qua verlichting goed in te richten.
De kleurkeuze van het licht is hierbij net zo belangrijk.
Zorg ervoor dat de kleurkeuze, waarmee je de spreker gaat uitlichten, hem of haar complementeert.
Het laatste wat je wilt is dat het lijkt alsof er een wit spook op het podium staat.

 

Contact maken 
Om je publiek te raken is wederzijds contact maken van essentieel belang.
Als de spreker zijn publiek niet ziet kan hij moeilijk verbinding maken.
Zorg er dan ook voor dat het licht de spreker niet zodanig verblindt dat hij/ zij niks meer ziet.
Door middel van een gedegen lichtplan kan je dit voorkomen.
Je wil toch niet het grote licht aan moeten gooien om zo uiteindelijk je spreker in contact te laten komen met je gasten?.

 

Het belang van een juist lichtplan.
Met een vooraf goed uitgedacht lichtplan kan je jouw event letterlijk uitlichten.
Als je hiervoor kiest, let er dan wel op dat wat je uitlicht ook is wat jij graag uitgelicht wilt zien.
Dit geldt voor personen maar ook voor de totale ambiance.
Bij de keuze van bijvoorbeeld een buffet in dezelfde ruimte is het belangrijk dat dit buffet anders uitgelicht wordt dan de rest van de ruimte.
Dit is vooral belangrijk als je werkt met belichting in specifieke kleuren tijdens je event.
Het zou toch heel jammer zijn als de goed doordachte catering nauwelijks wordt aangeraakt doordat het, door het verkeerd te belichten, er geheel onappetijtelijk uit ziet.

 

Sfeer
Met de juiste verlichting en belichting kan je sfeer oproepen.
Wees er bewust van dat als je met kleur werkt en je niet de juiste kleur kiest, de sfeer een totaal andere beleving kan oproepen dan hetgeen je wilt communiceren naar je gasten.
Zorg er daarom voor dat je vooraf weet en doorspreekt welke kleuren aansluiten bij hetgeen je wilt communiceren.
Uiteindelijk wil je dat ieder onderdeel van jouw event naadloos aansluit bij de boodschap die jij wilt uitdragen met je event.

 

In mijn volgende blog in de serie ‘Het fundament van ieder event’, ga ik het met jullie hebben over elektriciteit, want:Zonder elektriciteit ben jij je event kwijt.

Ben je benieuwd hoe ik voor jouw event van toegevoegde waarde kan zijn?
Of heb je vragen naar aanleiding van deze blog?
Vul dan het contactformulier in of bel naar +31 (0) 624861198

Astrid Stiel
Wicked Events
Voor een Succesvol event met meer rendement

 

Hoe zorg jij ervoor dat je gasten tot het einde van jouw event willen blijven?

Wat nou als het merendeel van je gasten je event vroegtijdig verlaat?
En jij nog belangrijke informatie wilde delen.
Kan je dit voorkomen?
En als je dit kan voorkomen…hoe dan?
Dit vertel ik je in mijn nieuwe vlog.

Ben je benieuwd hoe ik voor jouw event van toegevoegde waarde kan zijn?
Of heb je vragen naar aanleiding van deze vlog?
Vul dan het contactformulier in of bel naar +31 (0) 624861198

Astrid Stiel
Wicked Events
Voor een Succesvol event met meer rendement

Zit jij ook met je handen in het haar?

Jij bent fijn aan het werk en je krijgt de volgende vraag “Er moet nog een event worden georganiseerd voor onze beste relaties. Pak jij dat even op?”

Daar zit je dan… met je handen in het haar.
Je hebt nog genoeg werk liggen en daarnaast… hoe organiseer je een event?
Je wilt natuurlijk wel dat het een succes wordt. Maar waar moet je beginnen?

Laat je coachen!
Je kunt namelijk ook bij ons terecht als jij zelf het totale event organiseert, maar het wel fijn vindt om dit met een stuk ondersteuning/coaching te realiseren.
Gedurende het hele proces gaan we je dan (waar nodig) begeleiden, ondersteunen, inspireren en coachen zodat het event (dat jij dan volledig zelf hebt georganiseerd) een onvergetelijk moment wordt mèt nog meer rendement!

Het voordeel hiervan is dat jij tijdens het organiseren gelijk leert hoe je dat moet doen.
Dus de volgende keer kan je gelijk aan de slag, omdat je dan precies weet waar je allemaal aan moet denken om er een succesvol event van te maken.

Mocht je al vaker een event hebben georganiseerd, maar wil je nog beter weten waar je mee bezig bent, dan kan onze coaching je ook hierin verder ontwikkelen.
Je krijgt dan waardevolle aanvullende informatie en handvatten waardoor jij jouw volgende event met nog meer impact en succes organiseert.


Eendaagse training
Naast het 1 op 1 coachen verzorgen wij ook een ééndaagse training “Events organiseren met meer rendement”, in samenwerking met C-Vents Evenementen &  Communicatie.
De eerstvolgende openbare training vindt plaats op 8 april.
Uiteraard kunnen wij deze training ook incompany verzorgen.

Voor meer informatie over onze 1-op-1 coaching of de eendaagse training kan je bellen naar  +31 (0)6 24 86 11 98

Astrid Stiel
Wicked Events
Voor een succesvol event voor meer rendement

What’s in it for me?

Deze vraag stelt iedereen zich wel eens af.
Zelfs jij 😉
Ja…jij…diegene die nu deze tekst leest.
Ook ik vraag mijzelf regelmatig af wat het mij oplevert als ik bijvoorbeeld een bepaalde dienst aanga of een bepaald product koop.
Zeker als deze dienst of product geld kost.


Soms is het beter om als bedrijf niet af te vragen “What is in it for me?”

… maar juist de vraag te stellen wat deze dienstverlening en/ of product zou kunnen betekenen voor je relaties, je klanten, je bedrijfsvoering, etc.

Zo sprak ik onlangs iemand die mij wist te vertellen dat de events die het bedrijf (waar hij voor werkt) regelmatig organiseert zo slecht zijn en dat het beter is om de organisatie uit te besteden aan een professional.

Op mijn vraag waarom dit dan niet gebeurde kreeg ik te horen dat de twee eigenaren van het bedrijf, koste wat het kost, zelf hun events wil blijven organiseren.
Ondanks het feit dat deze events niet het rendement opleveren die ze voor ogen hebben en de opkomst de laatste jaren dramatisch terugloopt.
De vraag ‘what’s in it for me’ is in dit verhaal totaal verkeerd geïnterpreteerd.

Want het gaat bij het organiseren van een event niet om jou (dat jij aan shinen bent, en in de spotlight staat), maar om de doelgroep voor wie jij het event organiseert.
De kostbare tijd die je gasten vrijmaken om deel te nemen aan jouw event, mag je niet zomaar voor lief nemen.


Tijd is kostbaar

En als dan blijkt dat het event totaal geen toegevoegde waarde heeft voor hun succes (want de gasten denken immers ook “What’s in it for me?”), dan sla je de plank behoorlijk mis.
En de volgende keer dat je beste relaties, klanten, leveranciers, etc. een uitnodiging ontvangen om je event bij te wonen, bedenken zij zich wel twee keer eer ze op jouw uitnodiging in zullen gaan.

Zoals dit verhaal zijn er legio bedrijven die eigenlijk qua kosten, kennis en roi (return on investment) beter uit zijn als ze het event uitbesteden aan een externe partij die hier wel kaas van heeft gegeten.

“Maar dat uitbesteden kost veel geld Astrid!”
Nee hoor.
En ik kom graag bij je langs om je te laten zien dat je uiteindelijk goedkoper uit bent en ook nog eens meer rendement gaat behalen dan dat je voorheen deed.

Zie je wel het belang in van een goed en professioneel georganiseerd event, maar je wilt deze toch zelf blijven organiseren (en je mist als je eerlijk durft te zijn toch de kennis)?
Geef jezelf of je medewerker(s) dan een cadeau in de vorm van een training “Events organiseren met meer rendement”, welke Claudia Alberda en ik vol passie  geven.


What’s in it for me?

Dat ik bezig kan zijn met mijn passie en dat ik ieder bedrijf (groot, klein, veel budget, weinig budget) kan helpen om een fantastisch event neer te zetten met nog meer rendement!

Wanneer zegt een beeld geen 1000 woorden?

 

Heel simpel: als het er niet is.
Maar als het er wel is in de vorm van een PowerPoint presentatie, welkomstfilmpje etc. dan is het heel belangrijk dat dit perfect overkomt.

 

Ik zie allemaal puntjes…
Zorg ervoor dat de foto en/ of het filmfragment welke je wilt gaan gebruiken tijdens je event voldoet aan een goede resolutie.
Wat de resolutie van je bestanden zou moeten zijn hangt uiteraard af van het medium waarop je deze wilt afspelen.
Voor een computerscherm kan de resolutie lager zijn dan wanneer je het op een heel groot scherm wilt afspelen.
Vergelijk het maar met een thumbnail (miniatuur).
Een thumbnail foto is qua resolutie ongeschikt om af te laten drukken op het formaat 10×15.
Als je dit wel doet zal de foto er korrelig/ onscherp uit komen te zien.
En dit komt omdat het beeld (10×15 cm) ingevuld moet worden met de pixels van de thumbnail die uiteraard onvoldoende toereikend zijn.
Let wel: de resolutie van het beeldscherm staat los van de resolutie van het bestand welke je wil gaan afspelen.

 

Ik zie niks
Een mooie lichte locatie met veel glas kan fijn zijn.
Maar houdt hiermee rekening als je ervoor kiest om met beeld te gaan werken.
Zorg ervoor dat de tv of projectiescherm op een plek komt te staan waar het licht niet volop schijnt.
Of zorg ervoor dat de locatie door middel van gordijnen en/ of een zonnescherm donkerder gemaakt kan worden.
Check dit vooraf. Je wilt niet dat je, in uiterste nood, de ramen met vuilniszakken moet beplakken.

Wat staat er nou?
Als je ervoor kiest om met tekst op beeld te werken, zorg er dan voor dat deze goed te lezen is.
Een grote ruimte vergt vaak grotere letters dan een kleine ruimte.
Niks is storender dan te kleine tekst en daardoor niet te lezen is.
Dit kan je wederom makkelijk ondervangen om dit ruim van tevoren te controleren.
Maar ook de kleur van de tekst is belangrijk.
Als je een witte achtergrond gebruikt is het verstandig om geen lichte letters te gaan gebruiken.

 

Ondertiteling
Ondertiteling wordt steeds vaker ingezet onder videofragmenten.
Hiermee faciliteer je iedereen op je event.
Als je hiervoor kiest, zorg er dan voor dat de ondertiteling synchroon loopt met de persoon die aan het woord is in het filmpje.
De tekst die je leest moet op zichzelf een verhaal kunnen vertellen.

Als je de optie krijgt om automatisch je filmpje te vertalen, vertrouw hier niet op!
Want de kans is dan groot dat je gasten (die puur aangewezen zijn om de ondertiteling te lezen) teksten lezen die ver afstaan van wat er wordt gezegd.
En mocht je wel voor deze variant kiezen, lees dan alles na.

 

In mijn volgende blog in de serie ‘Het fundament van ieder event’, ga ik het met jullie hebben over ‘Hoe verlicht is je gezicht?’

Ben je benieuwd hoe ik voor jouw event van toegevoegde waarde kan zijn?
Of heb je vragen naar aanleiding van deze blog?
Vul dan het contactformulier in of bel naar +31624861198

Astrid Stiel
Wicked Events
Voor een succesvol event met meer rendement

De invulling van je event is zo belangrijk!

 

De invulling van je event is zo belangrijk!
Als de invulling niet aansluit bij jouw doelgroep en/ of gasten dan is de kans groot dat je de plank misslaat.
In deze vlog vertel ik je over één van de grootste valkuilen en hoe jij dit kan voorkomen.

Ben je benieuwd hoe ik voor jouw event van toegevoegde waarde kan zijn?
Of heb je vragen naar aanleiding van deze vlog?
Vul dan het contactformulier in of bel naar +31 (0) 624861198

Astrid Stiel
Wicked Events
Voor een Succesvol event voor meer rendement

Zonder geluid staat je event uit!

 

Want goed geluid is een belangrijk onderdeel van je event.
Als het geluid tijdens je event slecht is, beïnvloedt dit de totale beleving welke je voor ogen had.

 

Akoestiek
De invulling van je event bepaald in grote mate de locatie.
Mocht je event voornamelijk uit sprekers bestaan dan is het belangrijk dat de locatie geen of nauwelijks echo of galm heeft.
Maar let wel op, een ruimte die leeg is komt anders over dan wanneer deze volstaat met mensen.
Uiteraard kan je dit allemaal ondervangen door goede apparatuur met een goede geluidstechnicus erop te zetten.
Maar hier hangt natuurlijk ook een prijskaartje aan.
Daarom is het verstandig om altijd de locatie, welke je op het oog hebt, vooraf te bezoeken en daarna pas te boeken.
Zo kom je niet later voor verassingen te staan.

 

Kan het harder?
Niks is vervelender dan geluid dat te zacht staat.
Zeker als het volume al voluit staat en je er niks meer aan kan veranderen.
Check vooraf of de apparatuur, welke je gaat inzetten, voldoende capaciteit heeft om de ruimte te vullen.
En neem in acht dat een lege ruimte anders overkomt dan wanneer deze gevuld is met pratende mensen.

 

Kan het zachter?
Als je een zakelijk event organiseert is het belangrijk dat je gasten kunnen netwerken.
En om te netwerken is het wel fijn om elkaar te kunnen verstaan.
Als je graag livemuziek wilt in gaan zetten let dan op het genre en zorg ervoor dat het achtergrondmuziek betreft.
Het laatste wat jij wilt is dat je gasten vroegtijdig je event verlaten om elders te gaan netwerken.
Maar dit gegeven geldt uiteraard voor ieder event waarbij communiceren belangrijker is dan dansen.

 

Wel of niet versterkt…dat is de vraag
Als je ervoor kiest om met versterking te werken, zorg er dan voor dat deze goed afgesteld staat op de omgeving.
Een handmicrofoon gaat pas voor je werken als je deze wel juist weet te gebruiken.
Oefen hier van te voren mee, terwijl iemand anders hier feedback over kan geven.
Let ook op het soort microfoon.
Een microfoon speciaal gemaakt voor zang is niet de juiste microfoon om te gebruiken voor een presentatie.
Ook kan een plopkap (die over de microfoon wordt geschoven) helpen om het zogeheten ‘ploppen’ (te denken aan de ‘p’ en de ‘b’) tegen te gaan.

 

Stemgeluid
Iedere stem is anders.
De een praat van nature wat harder en de ander wat zachter.
De een heeft een hoge stem en de ander een diepe lage stem.
Ook met dit gegeven dient rekening gehouden te worden zodat hetgeen gecommuniceerd gaat worden zo helder en zuiver mogelijk wordt overgebracht
Dit kan je van tevoren finetunen doormiddel van een soundcheck.
Zorg ervoor dat dit wordt genoteerd.
Zo kan diegene die verantwoordelijk is voor het geluid, per spreker, dit aanpassen.

 

In mijn volgende blog in de serie ‘Het fundament van ieder event’, ga ik het met jullie hebben over ‘Wanneer zegt een beeld geen 1000 woorden?’

Ben je benieuwd hoe ik voor jouw event van toegevoegde waarde kan zijn?
Of heb je vragen naar aanleiding van deze blog?
Vul dan het contactformulier in of bel naar +31 (0) 624861198

Astrid Stiel
Wicked Events
Voor een Succesvol event voor meer rendement

 

 

Wanneer is een nieuwjaarsborrel geslaagd?

Als het doel, welke je voor ogen had met jouw nieuwjaarsborrel, wordt bereikt.
Waar je dan op zou kunnen letten vertel ik je in deze nieuwe vlog (1 minuut)

Ben je benieuwd hoe ik voor jouw event van toegevoegde waarde kan zijn?
Of heb je vragen naar aanleiding van deze vlog?
Vul dan het contactformulier in of bel naar +31 (0) 624861198

Astrid Stiel
Wicked Events
Voor een Succesvol event voor meer rendement

Logo Small